L’affaiblissement des processus financiers affecte les résultats des multinationales
Finance - Etude - Les équipes comptabilité fournisseurs manquent les remises pour paiement anticipé, encourent des pénalités de retard et reviennent radicalement sur les paiements - principalement du fait d’erreurs humaines. Ainsi, 35% des services comptabilité fournisseurs n’ont pas payé les fournisseurs en raison d’erreurs financières internes et 24% savent que leur entreprise n'a pas été payée en raison d'erreurs financières clients/externes.

L’affaiblissement des processus financiers résulte en des coûts supplémentaires pour les entreprises et entraînent une absence totale de paiement des factures, selon un nouveau rapport publié aujourd’hui par Basware. Ayant interrogé 550 services de comptabilité fournisseurs dans le monde, le rapport a constaté que les erreurs de facturation et interservices ont entraîné une absence de paiement de 35% des fournisseurs et 24% de ces derniers savent que leurs factures n'ont pas été réglées pour les mêmes raisons. Plus d’un quart (26%) des services de comptabilité fournisseurs participant ont même payé le mauvais fournisseur lors du traitement d’une facture. Les inefficacités des services comptabilité fournisseurs étant largement attribuables à l’erreur humaine, il existe un besoin évident de contrôles appropriés et d’améliorations de l’automatisation.

Avec une moyenne de traitement de 93 000 factures par an, les participants déclarent que 7% des factures contiennent des erreurs, ce qui équivaut à plus de 6 000 factures erronées par an pour une entreprise typique intégrée dans l’étude. Le manque de communication entre les services comptabilité fournisseurs et achats est souligné dans le rapport comme étant une cause d’erreurs dans le service comptabilité fournisseurs dans un quart (24%) des sociétés. Seuls 40% des factures se fondent sur les bons de commande et quand ceux-ci existent, un tiers (32%) des services financiers ont des difficultés à rapprocher les factures des bons de commande.

En matière de paiement, au cours des 12 derniers mois, 30% des participants ont manqué des remises pour paiement anticipé et 27% ont encouru des pénalités de retard. Malgré cela, 59% pensent que le service comptabilité fournisseurs a un effet positif sur la rentabilité. Avec une commande directe sur la trésorerie, les professionnels de la finance subissent une pression croissante pour renforcer les contrôles, chasser les coûts et augmenter l’efficacité des processus. Toutefois, alors que 60% des participants à l’étude pensent que l’augmentation de l’automatisation débarrasse des erreurs de paiement et comptables et que 62% pensent qu’elle peut améliorer la rentabilité, l’automatisation du processus de Purchase-to-pay (de l’achat à la facture) tend à être partielle et n’est pas intégrée. L’automatisation des processus financiers et d’achats résulte non seulement en une réduction des temps de traitement et des économies qui en résultent mais offre également une amélioration du contrôle sur qui dépense l’argent et ce qui peut être acheté – ce qui conduit au final à une amélioration des processus administratifs et de la gestion des capitaux.

Le rapport souligne la « distance restant à parcourir » pour atteindre cet objectif d’un service comptabilité fournisseurs moderne et efficace. 44% des participants pensent que les factures électroniques remplaceront complètement le maniement manuel des factures papier au cours des 5 prochaines années. Mais encore tellement de personnes croient au processus manuel sur papier qu'il reste encore beaucoup à faire.
 
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Le site Marchés & Contrats, créé en 2007, et dédié aux pratiques d’achats des directions informatiques, change de nom et devient Décision (www.bestdecision.fr). L’objectif est d’élargir les problématiques abordées à la communauté des chefs de projets et de tous les décisionnaires en matière de systèmes d’information. Décision, prolongement naturel du site bestpractices-si.fr, dédié aux DSI, conserve le contenu de Marchés & Contrats (signatures de contrats, études de marchés, nominations, nouvelles solutions, points de vue…), mais celui-ci sera enrichi régulièrement avec des articles centrés sur la gestion des projets systèmes d’information.

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